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    青年志愿者服务礼仪基本知识(8)

    2010-5-11 10:28:27

     

      六、外事礼仪

      ()礼宾次序

      所谓礼宾次序,是指国际交往中对出席活动的国家、团体、人士的位次按某些规则和惯例进行排列的先后次序。它体现东道主(东道国)对宾客所给予的礼遇。礼宾次序在国际性集会上还体现各国的平等地位。

      1、礼宾次序的排列依据

      ①按宾客的身份与职务高低来排列。国际交往活动中,礼宾次序主要按宾客的身份与职务的高低来依次排列。

      ②按姓氏顺序排列。多边活动中,礼宾次序可按宾客的姓氏顺序来排列。

      ③按字母顺序排列。有的多边活动对来宾的礼宾次序的排列,可以按参加国的国名字母(一般以英文字母为准)来排顺序。

      ④按通知代表团组成的日期先后排列。这也是常用的礼宾次序排列方法之一。

      ⑤不进行任何正式的顺序排列。实际上,这是一种特殊形式的排列。在多方外事接待中,此种排列顺序主要适用于如下两种情况:一是没有必要进行顺序排列;二是实在难以进行任何方式的排列。

      2、礼宾次序的排列要求

      (1)在一般社交场合,约定俗成的做法是:凡涉及位次顺序时,国际上都讲究右尊左卑。

      (2)一些场合的特殊要求:

      ①同行时。两人同行,以前者、右者为尊;三人或三人以上同行,并行以中者为尊,前后行,以前者为尊。

      ②乘电梯时。若是乘坐无人值守电梯,志愿者须自己先进后出,以便控制电梯。若是乘坐有人值守的电梯,则志愿者应当后进后出。

      ③乘坐轿车时。一般是五人座轿车,如是司机开车,后排右边为尊,左边次之,前排副驾驶室最小;如是主人开车,则副驾驶室为上座。上车时,应让尊者先行。志愿者应请客人由右边上车,然后再从车后绕到左边上车。

      ④迎宾引路时。志愿者走在客人前方约一米左右。

      ⑤上楼时。尊者在前,下楼时则相反。

      ⑥在室内。以朝南或面门的座位为尊位。

      (3)重大宴会上的礼宾次序要求

      重大宴会上的礼宾次序规则,主要体现在桌次、座次的安排上。国际上的一般惯例,座次高低以离主桌位置远近而定,席位的安排大体按照面门为大,以右为尊的原则。

      在正式宴会上,陪同、译员一般不上席,为便于交谈,译员可坐在主人和主宾的背后。

      ()外事迎送礼仪规范

      迎客和送客是外事接待工作的两个环节,在整个涉外活动中占有极其重要的地位。因此,志愿者必须了解接待礼仪礼宾方面的一些常识。

    1、迎送规格的确定

      对来宾的迎送规格,通常主要是依据来访者的身份,访问性质和目的,适当考虑两国关系,同时要注意国际惯例。

      确定迎送规格,主要是确定哪一级人员出面迎接,是接待来宾的一个礼遇规格,应根据主管部门接待要求来办。主要迎送人通常都要同来宾的身份相当,但由于各种原因不可能完全对等时,可灵活变通,由职位相当的人士或由副职出面。总之,主人身份与客人的身份不能相差太大,以同客人对口、对等为宜,以示对客人的尊重。当事人不能出面时,无论作何种处理,应从礼貌出发,向对方做出解释。在特殊情况下,为了两国的外交关系或政治需要,可打破常规,安排较大的迎送场面,给予较高的礼遇,但要避免产生不必要的误会,以免造成厚此薄彼的印象。

      2、掌握抵达和离开的时间

      为顺利迎接客人,迎送人员必须准确掌握来宾乘坐的飞机(火车、船舶)的抵离时间。如有变化,应及时告知。由于天气变化等意外原因,飞机、火车、船舶可能不准时,迎送人员应在客人抵达之前到机场、车站或码头,不能出现让客人等候的现象。送行人员应在客人起程之前到达,如有迎送仪式,应在仪式之前到达,并直到客人乘坐的交通工具看不见时再离去。

      3、献花

      献花适用于礼遇较高的外宾,迎接普通外宾,一般不需献花。献花须用鲜花或由鲜花扎成的花束,花束要整洁、鲜艳,并且要考虑到各国的花卉禁忌。向贵宾献花,通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导人与客人握手之后,将花献上,并向来宾行礼。

      4、互相介绍

      客人与迎接人员见面时,应互相介绍。通常先将主人介绍给来宾,可由礼宾交际工作人员,接待翻译或迎接人员中职位最高者介绍。有时也可作自我介绍。客人初来乍到,一般较为拘谨,作为主人应主动与客人寒暄。

      5、迎送中的陪车

      迎送车辆都应事先安排好,不可临阵调遣,给人以仓促之感。客人抵达或迎送仪式结束后,从抵达地到住处,以及访问结束后,由住地前往机场、车站、码头,一般都应安排迎送人员陪同乘车。陪车时,应请宾客坐在主人右侧。上车时,请客人从右侧门上车,主人从左侧门上车。如果客人已先上车并坐在了主人位置上,则不宜再请客人挪换座位。

      6、迎送中的其他注意事项

      迎送贵宾时,应事先在机场(车站、码头)安排好贵宾休息,准备好饮料。

      客人的住处、膳食应事先订好。如有条件,在客人到达之前,就应将住房地点、用膳方式、日程安排、联络方式、联络人等事宜通知到具体客人。如做不到,可将上列事项打印好,在客人到达时分发给每个客人,这样可避免混乱,使客人心中有数,主动配合。指派专人协助办理出入境手续及机票(车船票)和行李提取或托运手续等事宜。

      客人到达后,应先把客人送到住处,给客人安排休息的时间,再开展其他活动。不要直接就把客人拉到活动或宴会地点。

      整个迎送活动应安排得热情、周到,有条不紊,使客人有“宾至如归”的感觉,不能出现冷淡、粗心或怠慢客人的情形。

      ()会见会谈礼仪

      1、会见的特点

      所谓会见,特指为了一定目的而进行的约会、见面。会见,在国际上一般称为“接见”或“拜会”。凡身份高的人士会见身份低的,一般称为“接见”或“召见”;凡身份低的人士会见身份高的,或是客人会见主人,一般称为“拜会”或“拜见”。我国一般不作上述区别而统称“会见”。接见和拜会后的回访,称“回拜”。

      会见的性质有礼节性的、政治性的、事务性的,或兼而有之。其中礼节性的会见时间较短,一般15分钟左右,话题较为广泛。政治性会见一般涉及双边关系、国际局势等重大问题,一般30分钟左右。会见后如必要,接下来会有详尽的会谈。事务性会见则有一般外交交涉、业务商谈、经贸、科技及文化交流等,一般为45分钟左右。

      2、会谈的特点

      所谓会谈,特指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事及其他共同关心的问题交换意见。会谈也可以指洽谈公务和业务谈判。会谈的内容较为正式。一般说来,会见注重仪式性,会谈注重实质性。

      3、会场布置与座位安排

      高级领导人之间的会见,通常安排在重要建筑物的宽敞的会客厅()内进行,亦有在宾客下榻的宾馆的会客室进行。桌上常放置两国国旗,现场设置中、外文座位卡,卡片的字体应工整、清晰,以便与会者对号人座。场地正门口,还要安排人员迎送客人。

      会见的座位安排有多种形式,有分宾主各坐一方的,有宾主穿插坐在一起的。通常这样安排:主宾、主人席安排在面对正门位置,客人座位在主人右侧,其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就座,主方陪见人在主人一侧按身份高低就座。译员、记录员通常安排在主人和主宾后面。

      会谈座位的安排。会谈分为双边会谈与多边会谈。双边会谈通常用长方形或椭圆形桌子,宾主相对而坐,客人面向正门,主人在背门一侧,主谈人居中。如会谈长桌一端面向正门,则以入门的方向为准,右为客方,左为主方。多边会议,座位可摆成圆形、方形等。不论什么形式,均以面对正门为上坐。

      小范围的会谈,也有不用长桌,只设沙发,双方座位按会见座位安排。

      ()会见与会谈的几项具体工作

      1、会见与会谈的组织工作。

      (1)提出会见要求。应将要求会见人的姓名、职务及会见什么人、会见目的通知对方,接见方应尽早予以回复,约妥时间,如因故不能接见,应婉言解释。

      (2)接见方应主动将会见的时间、地点、主方出席人员、顺序安排及有关事项通知对方。会见方则应主动向对方了解上述情况,并通知有关出席人员。

      (3)准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员的名单,及早通知有关人员和有关单位作好必要安排。

      (4)及早安排、布置会见、会谈的厅室、座位、音响等。

      2、迎接客人。

      客人到达前,主人应提前到达会见(会谈)场所。

      客人到达时,主人应在门口迎候。主人的穿着要和自己的职务、身份相称。如果主人不到大楼门口迎接,则可由工作人员迎接并引人会客厅。

      3、会见、会谈期间的服务礼仪。

      会见时所招待的饮料,各国不一。我国一般只备茶水,夏天加冷饮,如会客时间过长,可适当加上咖啡(红茶)和点心。如需合影,要事先安排好合影位置,布置好场地,准备好照像设备。合影时主人和主宾居中,并以主人右侧为上,按礼宾次序,主、宾双方间隔排列。合影时间宜安排在宾主见面握手之后,经合影后再入座,当然也有在会见结束后合影留念的。需要指出的是,工作人员一般不参加合影。

      4、会见、会谈涉及的人员。领导人之间的会见、会谈,除陪见人和必要的译员、记录员外,其他工作人员安排就绪后均应退出。如允许记者采访,也只是在正式谈话开始前采访几分钟,然后全部离开。谈话过程中,旁人不要随意进出。

      5、握别。会见、会谈结束,热情话别并送至车前或门口握别,目送客人离去后再退回室内。

      6、一般官员、民间人士的会见。此类会见安排大体同上。也要先申明来意,约妥时间、地点,通知来宾身份、人数,准时赴约。而礼节性的会见,不宜逗留过久,半小时左右即可告辞。客人来访,相隔一段时间后,应予回访。

     

     

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